¡Atención, hosteleros! La hostelería en España está a punto de experimentar un cambio monumental. A partir de julio de 2025, todos los bares y restaurantes deberán adoptar la facturación electrónica. Esta medida promete transformar la forma en que se gestionan los negocios, mejorando la transparencia y eficiencia. Aquí se explica todo lo que se necesita saber para estar preparado.

Prepararse para la digitalización completa con la facturación electrónica obligatoria

La Ley Crea y Crece, aprobada en 2022, impulsa una revolución digital en la hostelería española. Desde julio de 2025, todas las transacciones comerciales deberán documentarse y transmitirse electrónicamente. Este cambio está diseñado para mejorar la transparencia y precisión en la declaración de ventas, afectando especialmente a un sector que generó más de 37.600 millones de euros en 2022. Esta medida ayudará a erradicar las prácticas de contabilidad en negro o doble contabilidad, proporcionando un entorno más transparente para todos los negocios.

¿Por qué el gobierno impone la facturación electrónica?

El gobierno impone la facturación electrónica principalmente por razones de control fiscal:

Mejor control fiscal: digitalizar todas las transacciones permite al Ministerio de Hacienda y la Agencia Tributaria monitorear eficazmente las actividades comerciales, reduciendo la evasión fiscal y asegurando el registro correcto de todos los ingresos.

Transparencia en las operaciones: la digitalización busca aumentar la transparencia en el sector, dificultando la contabilidad en negro y asegurando que las operaciones sean visibles y auditables.

Reducción del fraude: requerir el registro y envío de transacciones en tiempo real a la Hacienda crea barreras adicionales contra la manipulación o el ocultamiento de ingresos.

Eficiencia administrativa: Facilita la administración y fiscalización por parte del gobierno, permitiendo una recolección de datos más precisa y rápida, mejorando la capacidad de tomar decisiones informadas y fiscalizar el cumplimiento tributario.

Aunque la adopción de la facturación electrónica puede ser un desafío para los hosteleros, el objetivo es crear un entorno fiscal más justo y controlado.

Fechas clave y cómo adaptarse

Enterarse de cuándo y cómo preparar el negocio para la transición.

La implementación de la facturación electrónica será gradual para permitir que todos los negocios se adapten a este nuevo requisito:

Grandes empresas: las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros ya deben emitir facturas electrónicas.

Pymes y autónomos: para las pequeñas y medianas empresas (pymes) y autónomos, esta obligación comenzará el 1 de julio de 2025.

Excepciones: en el País Vasco, el sistema TicketBAI ya está operando, demostrando ser un modelo a seguir para el resto del país.

En el País Vasco, el sistema TicketBAI ya está en funcionamiento y es un ejemplo destacado de control fiscal efectivo. TicketBAI requiere que todas las transacciones sean registradas y enviadas a la Hacienda Foral en tiempo real mediante un software homologado que genera una factura electrónica con un código identificativo único y una firma digital. Esto asegura total transparencia y reduce el fraude fiscal. La integración con el software de gestión existente facilita su implementación sin interrumpir las operaciones diarias.

Convertir la obligación en una oportunidad para modernizar y optimizar un establecimiento 

Adoptar la facturación electrónica no es solo un requisito legal; es una oportunidad para modernizar el negocio, mejorar la eficiencia y evitar sanciones. Plataformas como Verifactu serán las aliadas en esta transición hacia la factura electrónica, apoyadas por programas como Kit Digital que ofrecen financiamiento y soporte técnico.

Guía de preparación: Pasos clave

Seguir estos pasos esenciales para una transición exitosa a la facturación electrónica. Para asegurar una transición exitosa a la facturación electrónica, aquí están los pasos clave:

Adoptar software homologado: El primer paso es adquirir un software de facturación homologado que cumpla con los requisitos legales y técnicos establecidos por la Agencia Tributaria. Qamarero es una excelente opción para software de hostelería homologado.

Formar al personal: Asegurarse de que el equipo esté bien entrenado en el uso del nuevo sistema de facturación electrónica. La capacitación es esencial para una transición suave y efectiva.

Aprovechar el apoyo del gobierno: Programas como Kit Digital para la ayuda a la digitalización ofrecen financiamiento y soporte técnico para facilitar la adopción de la facturación electrónica. Aprovechar estos recursos.

Otras normativas que debes cumplir

Asegurarse de cumplir con todas las normativas aparte de la nueva ley de facturación electrónica para hostelería. Aunque la facturación electrónica es un aspecto crucial de la nueva normativa, otros elementos también son esenciales para el cumplimiento normativo integral en bares y restaurantes:

Higiene y seguridad: La normativa exige un plan de limpieza y desinfección diario para los locales, incluyendo cocina, comedor y baños. Los empleados deben recibir formación continua en manipulación de alimentos y debe existir un plan de control de plagas efectivo.

Licencias y permisos: Los establecimientos deben contar con las licencias y permisos necesarios, como la licencia de apertura, permisos específicos para terrazas y el registro sanitario en su comunidad autónoma.

Operaciones y gestión: Es crucial mantener un control riguroso de inventarios, gestionar adecuadamente los residuos y asegurar la capacitación continua del personal en áreas clave como atención al cliente, manipulación de alimentos y seguridad laboral.

Accesibilidad: Los bares y restaurantes deben garantizar la accesibilidad para todas las personas, incluyendo rampas y baños adaptados, así como señalización adecuada.

Información al consumidor: Los menús deben indicar claramente los ingredientes y posibles alérgenos, y los precios deben estar claramente indicados, incluyendo impuestos. Además, cualquier oferta o promoción debe especificar claramente las condiciones y fechas de validez.

Infraestructuras: Las cocinas y almacenes deben estar bien ventilados e iluminados, con sistemas de extracción de humos y ventilación. Las salidas de emergencia deben estar claramente señalizadas y ser accesibles. Las instalaciones eléctricas y de gas deben cumplir con la normativa vigente y ser revisadas periódicamente.

Para más detalles sobre cómo cumplir con estas normativas, se recomienda leer el artículo sobre la normativa para bares y restaurantes.

Por qué esta normativa es esencial para el Futuro de la Hostelería

Cumplir con la nueva normativa es vital para el éxito a largo plazo. La nueva normativa para bares y restaurantes en España, centrada en la obligatoriedad de la facturación electrónica, representa un avance significativo hacia la digitalización y modernización del sector. Al cumplir con estas regulaciones, los establecimientos no solo evitarán sanciones, sino que también se beneficiarán de una gestión más eficiente y transparente. La adopción de la facturación electrónica reducirá los errores manuales, mejorará la detección y reducción del fraude fiscal y contribuirá a la sostenibilidad mediante la disminución del uso de papel.

Además, es una cuestión de honestidad y moral en el sector. Cumplir con estas normativas asegura que todos los negocios paguen sus impuestos de manera justa, contribuyendo al bienestar de la sociedad. Este compromiso con la legalidad y la transparencia no solo fortalece la economía nacional, sino que también mejora la reputación del sector hostelero, promoviendo un entorno de competencia justa y ética.