El control de calidad y seguridad alimentaria es un proceso de evaluación de comestibles para certificar que cumplen con los requisitos necesarios para ser vendidos al público. Todas las empresas del sector deben cumplir con dicha normativa y estándares de calidad para garantizar el buen estado de sus productos.

Para realizar esta labor, EasyQ ofrece su software especializado en la gestión de sistemas de calidad alimentaria a nivel empresarial. Se trata de una herramienta digital que permite agilizar el trabajo de evaluación de alimentos y registrar el proceso de elaboración. Asimismo, ayuda a ahorrar recursos, reduce la carga laboral y optimiza el tiempo. Gonzalo García, CEO de EasyQ, contesta a algunas preguntas.

¿Cuáles son los riesgos de no implementar un software de gestión de sistemas de calidad y seguridad alimentaria?

En la época actual, no contar con una gestión informatizada de la calidad y seguridad en las empresas de alimentación no solo es un atraso en la forma de trabajo, sino que también supone un riesgo importante en la viabilidad del sistema.

Hay que entender que un sistema de gestión de calidad y seguridad alimentaria supone una gran carga de tareas de control y supervisión de procesos y, además de eso, también implica tener que desarrollar un gran número de tareas administrativas de gestión de todos los documentos que derivan de esos controles.

Si esto lo tenemos que hacer de forma manual, con bolígrafo y papel, es muy fácil que se den pérdidas de control en los procesos. Esto puede suponer incluso incidentes que al no ser detectados, puedan derivar en la expedición al mercado de un producto no apto sanitariamente hablando.

Vamos a imaginar la situación de una empresa que gestiona de forma analógica su sistema, tendríamos que entender que, si los registros de control se realizan con papel y bolígrafo y estos registros son realizados por el personal de planta durante la producción, el departamento de calidad no tiene una visibilidad en tiempo real de lo que está sucediendo en planta.

Pongamos un ejemplo: si ante esta situación un operario de nueva incorporación olvida realizar un control durante su jornada, o si se registra un valor fuera de parámetros correctos porque hay un fallo en el control realizado, el departamento de calidad puede que no sea consciente de este hecho hasta varios días después de que suceda. Esto puede derivar en un riesgo para la salud de los consumidores de nuestro producto.

Al digitalizar el sistema de seguridad alimentaria de la empresa, lo estamos dotando de un concepto de inmediatez muy importante, además de centralizarlo y, por supuesto, simplificando todas las tareas administrativas que derivan de la gestión de los documentos que generan este tipo de sistemas. El software EasyQ aporta un orden y una accesibilidad que nada tiene que ver con un sistema tradicional en papel.

¿Por qué es beneficiosa la implementación de un software de este tipo?

Tiene beneficios fundamentales. En primer lugar, brinda inmediatez al proporcionar una visión en tiempo real de la situación en la planta. Esto maximiza la capacidad de supervisar si se están llevando a cabo todos los controles necesarios y si estos controles están arrojando resultados satisfactorios. Esta información en tiempo real es crucial para la toma de decisiones y la identificación temprana de posibles problemas.

Además, la digitalización conlleva una globalización del sistema: el departamento de calidad puede colaborar de manera efectiva con otros departamentos, como el de compras, en el proceso de homologación de proveedores. También puede establecer una comunicación digital fluida con el departamento de mantenimiento, lo que facilita la gestión de cualquier tarea relacionada con la seguridad alimentaria. Y, por supuesto, el departamento de calidad tiene un conocimiento inmediato de las tareas de control que deben llevar a cabo los operarios de producción, lo que contribuye a una supervisión más efectiva.

Otro aspecto a destacar es la organización de la documentación. Al adoptar un sistema digital, todos los registros de control y los documentos que componen el sistema se gestionan de forma automática. Esto implica un importante ahorro de tiempo y una reducción significativa de errores relacionados con la administración de documentos. Además, se conservan registros históricos de cambios, lo que facilita el seguimiento y la auditoría del sistema.

¿Cómo surge la idea de crear un programa para gestionar el sistema de calidad y seguridad alimentaria? ¿Cómo fue el proceso de desarrollo del software de EasyQ?

La creación de nuestro software EasyQ surgió de la necesidad de abordar los desafíos en el ámbito de la calidad y seguridad alimentaria. En nuestra experiencia como auditores, consultores o directores de calidad, identificamos la carencia de soluciones digitales que satisficieran las diversas demandas de nuestro sector. En esencia, decidimos llevar a cabo la digitalización de nuestro campo de trabajo.

El proceso de desarrollo de EasyQ fue tan sencillo como extenso. Fue sencillo en el sentido de que, gracias a nuestra experiencia en el sector, teníamos una comprensión clara de las necesidades que debía abordar el software y cómo debía hacerlo. Sin embargo, fue un proceso largo debido a la multitud de aspectos a considerar.

Analizamos minuciosamente todos los desafíos que enfrentamos en nuestra labor diaria como directores de calidad, auditores y consultores, y también aquellos que surgieron durante la implementación de EasyQ. Durante este proceso, recopilamos valiosos aportes basados en 17 años de experiencia en la profesión, y nos esforzamos por transformarlos en una solución digital que fuera más efectiva, eficiente y fácil de utilizar.

¿Cuáles son las principales características y funcionalidades del software para gestión alimentaria de EasyQ?

El software EasyQ se ha diseñado como un recurso integral para el departamento de calidad de las empresas de alimentación. Es como el compañero ideal que te ayuda a recordar todas tus tareas, te indica si se han completado sin desviaciones, y organiza tus documentos, además de encargarse de la gestión documental y la difusión de la información, registrando quién ha recibido los documentos. Permite la digitalización de todos los registros relacionados con el sistema de calidad, los convierte en tareas con plazos específicos y asigna esas tareas a los usuarios responsables.

Una vez que los registros están digitalizados, puedes generar informes de manera rápida y exportar los datos de cualquier registro a Excel para su posterior análisis. EasyQ también ofrece módulos para la gestión de observaciones y no conformidades de manera colaborativa, así como para la gestión del personal, incluyendo la posibilidad de designar usuarios de respaldo para cubrir las ausencias por vacaciones o bajas.

Además, el software incluye módulos para la gestión de la formación en planta, la trazabilidad, los alérgenos, las fichas técnicas de producto, la homologación y evaluación automatizada de proveedores, la gestión de planes analíticos, la realización de auditorías y la gestión de planes de auditorías.

En resumen, EasyQ es una herramienta muy completa diseñada para satisfacer todas las necesidades de los departamentos de calidad en empresas de alimentación. Es importante destacar que estamos en constante evolución y diálogo con nuestros clientes para asegurarnos de que EasyQ siga siendo una de las herramientas más poderosas y completas del mercado.

¿En qué se diferencia el software de EasyQ con otros sistemas similares enfocados en la gestión de la seguridad alimentaria?

Como decía, la principal distinción se encuentra en el origen de nuestro software EasyQ. Fue concebido y diseñado por profesionales con experiencia en el campo de la calidad y seguridad alimentaria. Desarrollamos esta herramienta para satisfacer las necesidades que nosotros mismos enfrentábamos en nuestro trabajo. Imaginamos un software que cumpliera con todas las expectativas que un responsable de calidad en la industria alimentaria podría tener para la digitalización de su sistema de calidad y seguridad alimentaria. En resumen, conocemos a fondo el problema y, por lo tanto, comprendemos de primera mano lo que hacemos. No somos un equipo ajeno al sector que identificó una necesidad y creó una solución informática sin tener un profundo conocimiento del tema. Somos un equipo de profesionales que ha desarrollado una solución abierta, adaptable y altamente funcional basada en el conocimiento y la experiencia.

Además, es crucial destacar que EasyQ se encuentra en constante evolución, de la misma manera que el ámbito de la calidad y seguridad alimentaria, que está en constante cambio. EasyQ se adapta continuamente a las realidades y necesidades cambiantes del sector para seguir siendo relevante, puntero y efectivo.

¿Cómo el software EasyQ puede ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones y estándares alimentarios internacionales?

EasyQ abarca todos los aspectos necesarios para gestionar cualquier regulación o estándar relacionado con la calidad y seguridad alimentaria. La forma más evidente de ayudar a las empresas a cumplir con estos requisitos se basa en la modernización y la digitalización. EasyQ es una herramienta moderna y digital que potencia enormemente la eficiencia del departamento de calidad, a diferencia de los sistemas anticuados que dependen de tablas de Excel, registros en Word impresos que deben completarse manualmente y archivarse en papel, sin una forma sencilla de verificar si se están llevando a cabo las tareas o si se están realizando correctamente.

Para ilustrarlo de manera comprensible: la gestión de la calidad es una tarea compleja que implica diversas actividades y un riguroso control, similar a la gestión de la contabilidad en una empresa. Sin embargo, en el caso de los departamentos de contabilidad, nadie consideraría proporcionarles una calculadora, un cuaderno y un lápiz para llevar a cabo su labor contable, mientras que en los departamentos de calidad, a menudo, se emplean métodos manuales y obsoletos.

EasyQ es la herramienta que equipara al departamento de calidad con las mismas condiciones que el resto de áreas de la empresa, permitiendo así realizar una labor de suma importancia de manera eficaz y eficiente. 

¿Con qué sistemas de certificaciones de seguridad alimentaria trabaja?

Nuestros usuarios utilizan EasyQ para gestionar una amplia gama de estándares, desde los sistemas de Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control (APPCC) básicos que exige la ley, hasta normas más complejas y exigentes como IFS o BRC, así como sistemas relacionados con normativas ISO y otros estándares específicos de la industria alimentaria, como los protocolos de cumplimiento para la Norma del Ibérico, sistemas SAE, Ecológico y muchos otros.

En resumidas cuentas, EasyQ es una herramienta versátil que puede adaptarse para gestionar cualquier estándar requerido por una empresa en el ámbito de la calidad y seguridad alimentaria. 

¿Hacia qué tipo de empresas está orientado el software?

La gran adaptabilidad de EasyQ hace que esté orientado a cualquier empresa que esté relacionada con el mundo de la alimentación. Puede tratarse desde una empresa productora de alimentos, ya sea grande o más pequeña; una empresa del sector de la hostelería y restauración; empresas del sector de la distribución, o empresas del sector de la restauración colectiva. La capacidad de adaptación del 100 % del software lo hace completamente versátil.

¿Ofrecen algún tipo de asesoría o soporte que ayude a las empresas a implementar el software de EasyQ?

Por supuesto. Somos muy conscientes de la alta carga de trabajo que siempre enfrenta el departamento de calidad. Entendemos que, aunque EasyQ sea la herramienta ideal, la implementación del software puede generar una carga adicional. Por esta razón, en EasyQ contamos con un departamento de implantación compuesto por un equipo de profesionales con experiencia en el sector de la calidad y seguridad alimentaria. Este equipo comprende el lenguaje y las necesidades de los departamentos de calidad.

A través de nuestro departamento de implantación, ofrecemos un servicio integral de implementación del software. Esto significa que nuestro equipo se encarga de llevar a cabo todo el proceso de integración de EasyQ, proporcionando un servicio “llave en mano”. De esta manera, aliviamos la carga de trabajo del departamento de calidad de la empresa cliente, permitiendo que nuestro equipo de implantación se encargue de todo el proceso de incorporación del sistema dentro de EasyQ.

¿Cuáles son los planes y objetivos a futuro para el software EasyQ?

Nuestra firme intención es continuar el desarrollo y la actualización constante de EasyQ para que siga siendo el software más potente y efectivo en el mercado. Estamos comprometidos en estar al tanto de las novedades en el sector y atender las solicitudes de nuestros clientes, para asegurar que EasyQ sigue siendo la herramienta perfecta.

Como empresa, tenemos planes de expansión tanto a nivel nacional como internacional, ampliando nuestra presencia en más países europeos y abriendo mercado en Latinoamérica.

El mal estado de los alimentos o su bajo aporte nutricional repercute directamente en la salud y bienestar de los consumidores. Por esta razón, las empresas dedicadas a la elaboración o distribución de comestibles deben documentar la información de sus productos. De esta forma, pueden identificar las deficiencias y realizar mejoras en los alimentos.