La evolución hacia herramientas más eficientes, rápidas y sostenibles es un proceso imparable. A pesar de que las tarjetas de visita en papel siguen teniendo su relevancia en numerosos eventos y reuniones profesionales, un número creciente de personas y empresas está reconociendo los beneficios de abandonar su uso por completo. Knowee, como solución destacada en tarjetas de visita digitales, lidera esta transformación, proporcionando herramientas que optimizan el networking y la gestión de contactos. Sin embargo, surge la cuestión de qué hacer con las tarjetas de papel que continúan recibiéndose.

Hoy en día, gracias a la tecnología de escaneo, el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) y la integración con sistemas CRM, Knowee permite a los usuarios digitalizar cualquier tarjeta física y asegurarse de que la información que contiene no solo esté almacenada de manera segura en el dispositivo, sino también integrada de forma fluida en su flujo de trabajo.

El problema con las tarjetas de papel

Aunque las tarjetas de visita de papel han sido durante décadas una herramienta clave en el networking, presentan varias desventajas:

Fácil pérdida o daño: Es común perder tarjetas en el ajetreo de los eventos o dañarlas con el tiempo.

Ineficiencia en la gestión de contactos: Guardar cientos de tarjetas físicas y luego tener que introducir manualmente la información en un sistema es una tarea tediosa.

Falta de actualización: La información impresa en una tarjeta puede volverse obsoleta rápidamente, lo que significa que el contacto podría quedar desactualizado sin que te des cuenta.

Por estas razones, digitalizar las tarjetas de visita es la solución lógica. Y la mejor parte es que hoy no solo se trata de tener las propias tarjetas digitales, sino de poder digitalizar las tarjetas de papel que recibes de otros.

La tecnología OCR: El puente entre el papel y lo digital

El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) es la tecnología clave que facilita este proceso. Esta herramienta permite que cualquier tarjeta física sea escaneada y convertida en información digital que puede ser editada, organizada y almacenada de forma efectiva. Así es como funciona:

Escaneo de la tarjeta: Utilizando la cámara del smartphone o un escáner dedicado, capturas una imagen de la tarjeta física.

Procesamiento OCR: El sistema analiza la imagen, reconoce los textos e identifica los datos clave como nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, cargo y empresa.

Organización automatizada: Una vez extraída la información, se guarda de manera estructurada en la base de datos digital, lista para ser utilizada o compartida.

Gracias a la tecnología OCR, este proceso se realiza en cuestión de segundos, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente y minimizando los errores de transcripción.

Integración de CRM: La nueva era de la productividad

Digitalizar las tarjetas de papel es solo el comienzo. Para maximizar la eficiencia, es crucial que esta información esté integrada directamente en el sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM). Los CRMs permiten almacenar, gestionar y acceder a la información de contactos de manera organizada y accesible desde cualquier lugar.

Cuando se escanea una tarjeta y la tecnología OCR extrae la información, los mejores sistemas permiten enviar estos datos automáticamente al CRM, donde pueden asociarse con proyectos, contactos existentes o nuevas oportunidades de negocio. Algunas de las ventajas más notables de esta integración son:

Automatización del seguimiento: Una vez en el CRM, se pueden programar seguimientos automáticos, enviando correos electrónicos personalizados o recordatorios de reuniones.

Visión 360º de tus contactos: Al integrar la información de la tarjeta con otras fuentes de datos, como correos electrónicos, interacciones pasadas y transacciones, se tendrá una visión completa del contacto.

Facilidad de actualización: Si el contacto cambia de puesto o de empresa, la información puede actualizarse fácilmente en el CRM sin necesidad de guardar una nueva tarjeta física.

Cómo Knowee facilita el proceso

Knowee, como solución digital avanzada, ya incorpora estas funciones de escaneo y OCR para que cualquier tarjeta de papel recibida se convierta en un contacto digital gestionable. Pero la integración de Knowee con CRM va un paso más allá. Al sincronizar las tarjetas escaneadas directamente con el CRM, queda atrás la ardua tarea de organizar los contactos. Todo el proceso se automatiza, y con ello, también las interacciones futuras con los contactos.

Adiós definitivo a las tarjetas de papel

El uso de tarjetas de visita digitales, como las que ofrece Knowee, no solo mejora la sostenibilidad y eficiencia, sino que también facilita la gestión de contactos de terceros. En resumen, las tarjetas de papel ya no tienen por qué ser un obstáculo. Gracias a la combinación de escaneo, OCR y la integración con CRM, se puede gestionar todo el networking al mundo digital, donde no hay riesgo de perder información, y todo es más rápido y eficiente. Es el momento de olvidarse de las tarjetas físicas y abrazar el presente de las tarjetas de visita digitales.