La proyección exterior y los contactos son una parte fundamental en la estrategia de expansión de las empresas. Eso implica viajes, comidas de negocios, asistencia a certámenes internacionales… un grueso de actividades que requieren una inversión considerable de dinero y que se incluyen dentro de lo que se denominan gastos de representación.
Dentro de esta partida de gastos, juegan un papel protagonista los viajes de empresa. Gestionar adecuadamente estos desplazamientos es fundamental; la improvisación y la falta de previsión pueden acarrear consecuencias negativas para las finanzas del negocio.
¿Cuáles son las claves para realizar una gestión eficaz de los viajes? Se pueden resumir en 4 aspectos.
i. Planificación y presupuesto
Esta función la realiza en la mayoría de los centros cada uno de los departamentos.
Todo parte de un análisis previo de la situación: objetivos, destinos, fechas, número de personas que van a participar, etc. Con toda esta información se debe elaborar un presupuesto lo más pormenorizado posible, que incluya billetes, traslados en el lugar de destino, estancias en hoteles, dietas de manutención, etc.
Es importante añadir un capítulo para extras, que contemple posibles gastos en parking, taxis, lavandería, invitaciones, etc.
ii. Contratación de una tarjeta para viajes
Las tarjetas para viajes empresariales se han convertido en una herramienta muy útil para llevar a cabo un control eficaz de los gastos. Por ejemplo, a través de la Travel Account de Diner Club Spain es posible financiar compras y concentrar en una única cuenta todos los gastos derivados del viaje. Las tarjetas facilitan un seguimiento online de todos los movimientos en la cuenta y permiten realizar extractos. Por otro lado, incluyen un seguro de viajes con amplias coberturas.
Esta solución para gestionar viajes de empresa aporta una mayor seguridad para las agencias de viajes, ya que reduce el riesgo de impagos y les proporciona una mayor liquidez.
iii. Reservar con antelación
Una buena planificación de los viajes permite ahorrar una considerable cantidad de dinero, principalmente en la compra de billetes de avión. Lo mismo ocurre con los hoteles; las compras realizadas con prisas y a última hora siempre resultan perjudiciales.
A la hora de reservar alojamiento, es importante tener muy en cuenta la duración del viaje. Para estancias cortas, como máximo de una semana, es recomendable el hotel, pero si el viaje se va a alargar varias semanas o más, resultarán más rentables otras opciones. Una propuesta aconsejable es el alquiler temporal de un estudio o apartamento, que además puede ser compartido por varios empleados.
iv. Atención con los extras e imprevistos
La organización de este tipo de viajes ha de contar con otro factor importante: los imprevistos. Cualquier circunstancia que se salga de lo programado puede provocar una desviación del presupuesto y originar gastos indeseados.
Aunque es imposible prever todas las situaciones, sí pueden tomarse algunas medidas de precaución. Por ejemplo, es aconsejable reservar hoteles o billetes de transporte que admitan anulaciones y cambios de fecha. También es conveniente contratar un seguro de viaje, o comprobar que la tarjeta para viajes empresariales incluye este concepto como en el caso de Diners Club Spain.
