Llevamos meses arrastrando las consecuencias de una pandemia mundial sin precedentes, un evento que ha dejado a la comunidad empresarial en un profundo estado de shock estratégico y financiero. Podemos decir que 2020 quedará enmarcado como uno de los peores años en la historia de la economía española con una contracción del PIB del 11,6% según estimaciones de la OCDE. Este complicado escenario ha supuesto una completa restructuración para los negocios; modificando estructuras de costes, equipos y lugares de trabajo. Para muchas compañías ha significado un gran reto que superar y para muy pocos una oportunidad en la que invertir. Aquellas empresas que durante los últimos años no habían adoptado sus gestiones administrativas a la era digital han visto claramente la necesidad de realizar modificaciones e implantar nuevas metodologías y herramientas más ágiles y flexibles.
Las organizaciones han tenido que lidiar con innumerables cambios a nivel legislativo, económico y social, pero de todas las operaciones administrativas de negocio, la gestión de nóminas ha sido una de las tareas que más riesgos incluía y la que más problemas podía suponer para el correcto funcionamiento de las empresas. Los gestores no sólo tenían que atender modificaciones surgidas en el día a día como Altas y Bajas, ERTEs o nuevas demandas de los empleados, sino que además tenían el deber de mantener motivados a los trabajadores en los momentos más críticos. Por ello, entre tanto enjambre de abejas, una mala gestión de nóminas era un peligro oculto para empresas de todos los sectores. Tras meses y meses de duro trabajo, de combinar herramientas antiguas y nuevos sistemas, los directivos y responsables de departamentos claves como Finanzas y RR.HH. han modificado sus prioridades situando en la cúspide de la pirámide la digitalización y automatización de procesos para poder atender de forma adecuada todas las nuevas gestiones.
Una oportunidad para modificar la estructura de costes
Según la consultora Deloitte, el coste de la fuerza laboral (salario de empleados) representa de media entre el 50% y el 60% del gasto empresarial de una compañía perteneciente al Fortune 500. Por ello, es de vital importancia identificar y analizar qué procesos de gestión de nóminas se llevan a cabo en una organización para detectar posibles vulnerabilidades y renovar a tiempo infraestructuras con el objetivo de reducir costes, riesgos innecesarios y aumentar la productividad de los trabajadores.
Por otro lado, nuestro último informe, “Desafíos de la gestión de nóminas durante la COVID», apunta que el 68% de las empresas que gestionan internamente sus procesos de nóminas se enfrentaron a costes inesperados, en comparación con sólo el 50% de las que externalizan completamente la gestión de sus nóminas. Y para el 64% de las empresas que se enfrentaron a costes inesperados, estos incluyeron recursos internos, el pago de horas extras y la contratación de actividades de consultoría. A corto plazo, cometer fallos en su gestión podría suponer importantes sanciones financieras y, a largo plazo, convertirse en una gran barrera para la expansión internacional del negocio.
Sin lugar a duda, las nóminas son una de las fuentes de información más veraz y real que tiene una compañía y que permite a los equipos de dirección tomar decisiones que afectan a tareas esenciales como la adquisición y retención de talento. De hecho, el 78 % de los empleadores considera que las empresas tendrán que seguir personalizando sus opciones de pago de sueldos para seguir siendo competitivas en la búsqueda de talento. Su modernización y digitalización es una oportunidad para garantizar que las organizaciones puedan enfrentarse a nuevas situaciones con mayores complejidades en los ámbitos de la regulación, auditoría y cumplimiento normativo.
Pero lo más difícil es, ¿por dónde empezar la transformación? Seleccionar un partner de confianza es esencial para identificar las necesidades actuales del negocio y definir cuáles son las herramientas digitales más adecuadas para eliminar tareas repetitivas, incrementar el rendimiento de los usuarios, contribuir a la despapelización de la compañía y a la reducción de costes. En segundo lugar, y una vez definida la ruta, es necesario integrar los sistemas de nóminas en la gestión de RR.HH. para poder obtener una panorámica general de todo lo que sucede en la compañía (visibilidad total del gasto, modelos, previsiones e informes precisos). Y, por último, implantar metodologías de gestión ágiles para tratar toda la información y variables de forma fluida. Una vez finalizado el proceso, los beneficios que se pueden conseguir en la revitalización de la gestión de nóminas son claros.
Los sistemas de pagos no son sólo esenciales para que los empleados mantengan la credibilidad hacia la compañía sino para que los públicos de interés la señalen como una organización sólida. Si queremos mirar hacia el futuro, sólo hay un camino que elegir: empleados, gestores y directivos trabajando en un mismo bando y con un único objetivo, el crecimiento y bienestar conjunto.
