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"No es lo mismo gestionar las compras que negociarlas"

Bajo el título "Mejores prácticas en la compra de servicios para controlar el gasto”, tres especialistas hablaron en la Fundación ICIL del cambio de rol que sus departamentos están experimentando en el seno de las firmas para conseguir adaptarse a los cambios de los últimos tiempos. La incorporación de tecnología y la profesionalización de los Departamentos de Compras, en constante proceso de transformación, se ha convertido en una prioridad para la competitividad de las empresas. Es ahí donde conviene estudiar el cómo y de qué manera externalizar este tipo de funciones.

En este sentido, Federico Díaz, moderador de la mesa y Responsable de Compras de Liberty Seguros (que integra conocidas marcas como Génesis y Regal) apunta a diversos factores de cambio. Por un lado, <<la tecnología que sirve para gestionar la demanda interna, acceder a la red de proveedores o cruzar ofertas, y que se utiliza para dar respuesta a la imperiosa necesidad de ajustar los costes en las empresas, ya que las ventas disminuyen y las organizaciones quieren sus márgenes>>. Por otro lado, considera conveniente prestar atención a la proliferación de empresas de outsourcing, que sitúan a las compañías de cierto tamaño en una permanente  incertidumbre sobre si es mejor “hacer” o “comprar”, tanto servicios como procesos de negocio.

La transformación

La velocidad a la que las empresas van adaptándose al cambio es distinta. Desde la Dirección de Compras de Bankinter, Mónica Sáinz explica que en la entidad la función de compras se ha centralizado en tres grandes áreas y se han consolidado los sistemas de negociación electrónica. <<El proceso de transformación ha pasado por buscar el know how de los proveedores para asegurar la calidad y la flexibilidad>> asegura. 

En BBVA, sin embargo, <<el departamento de compras ha pasado de ser el enemigo dentro de la organización–por poner trabas en el gasto en compras de ciertos departamentos–, a ser un colaborador imprescindible para encontrar soluciones a las necesidades internas de aprovisionamiento de bienes y servicios>> afirma el Jefe de Compras de Servicios, Logística, Viajes y Eventos del Grupo financiero presidido por Francisco González, Sergio Aguado.

Para alcanzar resultados óptimos, Aguado apunta a la necesidad de las diferentes áreas de la empresa de apoyarse en las compras para cubrir con calidad las necesidades sin salirse del presupuesto. En BBVA, el área de compras participa en todas las partes del ciclo, desde la creación presupuestaria hasta las decisiones de contratación y análisis permanente de la red de proveedores homologados. En este sentido, Federico Díaz considera que en el proceso de transformación <<el profesional de las compras tiene que ganarse la confianza de su cliente interno demostrándole que, en cuestiones de proveedores, su especialización puede aportar un valor adicional que le ayude a conseguir sus objetivos>>.

La subcontratación

El Departamento de Compras se está convirtiendo en un aliado metodológico para tomar la decisión entre “hacer o comprar” servicios o proceso de negocio. El valor que aportan las compras no solo está en la selección del colaborador externo adecuado, sino en aplicar la política corporativa para que la decisión de subcontratar sea una decisión estratégica.

Sobre la conveniencia e idoneidad de externalizar la propia función de compras, Mónica Sainz se muestra partidaria <<siempre y cuando la externalización se utilice como elemento de gestión de precios con reducida carga de trabajo administrativo>>. Para la Directora de Compras de Bankinter, <<toda la gestión y control del conocimiento de la demanda interna y de las especificaciones técnicas deben mantenerse integradas en la organización, al igual que también debe gestionarse internamente la supervisión de los procesos de negociación y la legalización de los puntos críticos>>.

Sergio Aguado incidió en la variedad de empresas dedicadas a la externalización de servicios de compras con ofertas diferentes. Por ello, <<en función de la madurez del departamento de compras, pueden interesar los servicios de unas u otras>>. En referencia a la PYMES, Aguado asegura que si lo que éstas quieren es obtener una optimización de precios <<pueden acudir a agregadores de demanda y conseguir ventajas competitivas>>.

Por su parte, Federico Díaz se muestra partidario de externalizar la compra <<de aquellas categorías que están muy maduras>>. El principal inconveniente está, a su juicio, en el propio coste del servicio de negociación externo: <<solo conservando el know-how que permite conocer el recorrido de cada negociación, se puede acertar en la decisión de utilizar un comprador externo>>.

La transaccionalidad en las compras

En lo referente a las entidades bancarias se hizo un alto para estudiar los procesos transaccionales que se están llevando a cabo. Según Mónica Sainz, en Bankinter se realizó un importante esfuerzo en la centralización de la información, ya que <<la accesibilidad a la misma es un factor clave para la excelencia en las compras>>.

Los ponentes también se refirieron a los beneficios que se obtienen cuando se implementa un sistema integrado en compras como, por ejemplo, la reducción de los costes de gestión al conseguir disminuir los errores, el tiempo administrativo y los riesgos. Sobre este particular, Federico Díaz trasladó la experiencia exitosa de Liberty Mutual en EEUU, donde se decidió comenzar la transformación en compras invirtiendo en sistemas de información. De esta manera, se permite acercar la trazabilidad, facturación y negociación electrónicas, así como la gestión de contratos y el control presupuestario, tanto a las áreas de compras y finanzas como a los departamentos gestores del gasto.

Existen distintas formas de abordar la transformación en las compras en las organizaciones, ya que cada empresa tiene su realidad y se encuentra en una situación concreta. El planteamiento de una adecuada política de compras debe basarse, a juicio de los ponentes, en un análisis estratégico que permita aplicar la táctica de negociación ajustada a cada categoría y mercado. Según los especialistas, esto se traducirá en relaciones duraderas con los proveedores estratégicos, mecanismos que maximicen la competencia en categorías “palanca” y comunicación dentro de la empresa para evitar cautividad y “cuellos de botella”. 

De este modo, los departamentos de compras se postulan como el medio que pone en conexión las necesidades internas de la organización con la oferta existente en el mercado para, basándose en la política corporativa, obtener los mejores acuerdos y soluciones.